アカウント管理の業務内容と課題。ツール導入のポイントは? | Edu at Mitani    
2021/02/05

アカウント管理の業務内容と課題。ツール導入のポイントは?

IT担当者の代表的な業務の一つが「アカウント管理」です。企業はもちろん、多数の生徒や教員のアカウントが必要な教育機関にとっても重要な業務です。
アカウント管理の重要性を再認識することは、IT・情報システム担当者の業務効率だけでなく、教育現場のIT化においても大切な事項といえるでしょう。今回はアカウント管理に関する全般の知識と、課題解決につながるツールについて紹介します。

アカウント管理とは

社内のパソコンのほか、業務用の各種ツール、Gmailなどの外部のアプリケーションを利用する際に入力するID・パスワード情報を含むアカウントの登録、削除、運用などを行うことを「アカウント管理」といいます。
アカウント管理の目的は、ユーザーがより便利で効率的に各業務を行えるような環境を構築することです。加えてセキュリティ体制の強化も重要な目的の1つです。

■アカウント管理で防げる脅威
・マルウェアなどの外部からの不正侵入
・内部スタッフによる情報の持ち出し
・「なりすまし」による攻撃
・シャドーITによるリスク

上記の例は一部ですが、アカウントを統合管理すれば「侵入後の行動」そのものを制限できるので、仮にユーザーの情報が漏れたり、悪意を持つユーザーが侵入を試みたりしたとしても、被害を最小限に押さえることが可能です。
このように、アカウント管理を正しく行えば、ユーザーの利便性向上とセキュリティの向上という大きなメリットを得られることを理解しておきましょう。

教育機関におけるアカウント管理の重要性

実際、日本の学校ではアカウント管理はどれだけ重要な業務なのでしょうか。
まず、考慮しなくてはならないのが「毎年、多くの生徒・学生が入学、卒業する」という点です。
大規模な大学であれば、1年で1000人以上の生徒のIDやパスワードを更新する必要があります。さらに個々人のITリテラシーも大きな差があるため、登録情報を学校側が適切に管理する必要性が高いのです。

さらに、学校によっては専任のシステム管理者がおらず、少数の教員が掛け持ちで対応してしまっているケースも少なくありません。そのため、IDやパスワードの紛失や契約更新といったヒューマンエラーの防止も対策する必要があります。さらに、国が進めるITを駆使した授業にはアプリケーションなどの活用が不可欠。従来よりも1人の生徒が登録するアカウント数が増えつつあります。この傾向は「1生徒に1つの端末」を掲げるGIGAスクール構想の影響もあり、さらに強まると予測できます。

このような課題からも、担当者の負担軽減とセキュリティの向上が図れるアカウント管理の重要性は高いといえるでしょう。

■教育機関に求められるアカウント管理業務
・生徒、個人が直接入力するアカウント(ID・パスワードなど)の削減
・SSOシステムの利用
・属人化しない管理システム
・多要素認証など、セキュリティの確保

アカウント管理システムの機能

前述したアカウント管理業務を円滑に進めるためには、どのような機能が必要なのでしょうか。代表的な機能を以下でピックアップしたので確認してください。

■アカウント管理システムの機能

機能名概要
パスワード管理利用者のパスワードの定期的な更新は、どのツール
であっても必要不可欠です。そこでアカウント管理
システムでは、長期間パスワードを変更していない
利用者に対して督促メールを送ったり、アカウント
ロックする機能を搭載しているものもあります。
加えて、設定したパスワード(パスフレーズ)を
紛失した際に管理者が再発行できる機能も統合アカ
ウント管理システムには搭載されています。
ユーザー情報取り込みアカウント管理システムと校務・教務システムを連携
させてデータを紐づけることで、幅広い業務を一元
管理できるようになります。アカウント管理システム
には、各システムの情報を自動的に取り込める機能が
求められます。
自動処理アカウントの停止・再開・削除といった処理を自動的
に行える機能も、業務の効率化に直結する重要なポイ
ントです。予約機能を活用することで、卒業に合わせ
てアカウントを停止できるなどヒューマンエラーの
防止にもつながります。
ゲストアカウント発行オープンキャンパスや外部関係者が一時的に、校内
システムを利用する場合、利用期間や範囲を限定した
ゲストアカウントを発行しなければならないケースも
考えられます。
権限移譲機能IT担当者の業務を軽減するためには、クラスの担任の
教員などにある程度のアカウント管理者の権限を譲渡
して、業務を分担することが有効です。
例えば、IT担当者を「総合管理者」として、通常運用
は「サブ管理者」である教員に管理者の一部機能を
代行する体制などを敷く学校も少なくありません。

各学校に適切なアカウント管理システムの導入を

アカウント管理システムにおける基本的な機能と知識、教育機関における重要性について解説しました。まだアナログな作業が中心だったり、改善点が多い学校も少なくありません。今後、アカウント管理システムを適切に導入するためにも、まずは各学校のアカウント管理業務をしっかりと洗い出してみてはいかがでしょうか。

アカウント管理は三谷商事にお任せ下さい

教育機関でのアカウント管理については、教育機関でのインフラ構築実績が豊富な三谷商事にお任せ下さい。ご質問・ご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

 

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