はじめに
前回のコラムでは、卒業時のChromebookに対する作業に関してまとめました。
卒業生のアカウントは、そのまま残して利用可能にしている学校も多いです。しかし今年から新たに導入されたGoogleのストレージポリシーの容量制限により、今後は容量確保のために、卒業生アカウントは削除する運用に変更される学校も多くなるかもしれません。
その際、卒業生が利用していたデータを引き継ぐには、どのような作業が必要なのでしょうか。
今回のコラムでは、その内容についてまとめました。
Googleデータのエクスポートを許可する
卒業生が利用していたデータの引き継ぎを可能にするには、管理者側での許可がまず必要です。
管理コンソール上で、[Google データ エクスポート]を有効化する必要があります。
管理コンソール上で[Google データ エクスポート]の設定を変更することで、
ユーザーは自分のデータをエクスポートできるようになります。
※Google データ エクスポートは追加サービスであるため、18 歳未満の生徒が Google データ エクスポートを使用してデータを移行するには、事前に保護者の同意を得る必要があります。
※卒業後のアカウント削除作業時にサーバー上のデータは削除されます。ダウンロードまでに十分な猶予を与えるためにも、この作業は卒業予定日の2〜4週間前までに計画を推奨します。
◆操作方法◆
01) サービス設定の権限をもったアカウントで管理画面にログインします。
https://admin.google.com/
02) 管理画面左側のメニューから、[アプリ] ⇒ [その他のGoogleサービス]をクリックします。
03) サービス一覧から[Google データ エクスポート]をクリックします。
04) [サービスのステータス]をクリックします。
05) 左からサービスのステータスを変更する組織を選択し、ステータスを[オン]にして保存します。
上記した様に、Googleデータエクスポートの有効化には、保護者同意が必要な旨、警告が表示されます。保護者同意が取られている場合のみ、内容に同意するにチェックを入れ、有効にするをクリックし、サービスの有効化を完了させます。
06) ユーザーが自分のコンテンツをコピーして、他のGoogle アカウントに転送する場合は下記の設定も実施します。
①[Google データ エクスポート]の設定画面に戻り、[追加の移行権限]をクリックします。
②左から設定を変更する組織を選択し、[この組織部門のユーザーに「コンテンツの移行」へのアクセスを許可します。] を有効にして保存します。
07) [Google データ エクスポート]の設定を変更した組織や、その配下の子組織に所属するユーザーで、データのエクスポートや他のGoogleアカウントへ転送することが可能になります。
卒業生によるデータの取得
準備が整いました。
ここから、実際にユーザー（卒業生）側でデータを取得する作業を行ってもらいます。
取得方法には２パターンあります。
・Googleデータをダウンロードするパターン
・他のGoogleアカウントにデータを転送するパターン
順に、それぞれの操作方法をご紹介いたします。
