【Google Workspace運用術】Googleドライブで外部とのデータ共有を制限する方法

「Googleドライブ」は、Googleが提供しているオンラインストレージサービスです。

Google Workspace for Educationの一サービスに含まれているため、Chromebook内に保存されたデータのバックアップ先として利用したり、組織内でのファイル共有ツールとしてGoogleドライブを活用されている方も多いことでしょう。

そんな便利なGoogleドライブですが、場合によっては組織外のユーザーにもデータが共有できてしまうことをご存知でしょうか？

今回のコラムでは、Google Workspace管理者様に向けて、組織配下のユーザーがGoogleドライブ上のデータを外部と共有できないように制限する方法をご紹介していきます。

Googleドライブで外部との共有を制限する

外部共有の制限設定は、Google管理コンソールから設定可能です。

それでは、実際の設定例を確認していきましょう。

◆操作方法◆

01．Google管理コンソールに特権管理者などの管理者アカウントでログインします。
https://admin.google.com

02．[アプリ]⇒[Google Workspace]⇒[ドライブとドキュメント]⇒[共有設定]をクリックします。

03．外部との共有を制限したい組織を選択します。

04．[共有オプション]⇒[“組織”の外部との共有]を[オフ]に設定します。

05．[共有ドライブの作成]にて、以下が無効になるように設定します。

・管理者権限を持つユーザーが、以下の設定をオーバーライドできるようになります

・”組織”外のユーザーが、共有ドライブにあるファイルにアクセスできるようになります

以上で外部との共有制限設定は完了です。

外部共有制限時の挙動

前述のようにGoogle管理コンソールで共有設定を変更すると、管理下のユーザーがGoogleドライブで外部とデータの共有ができなくなります。

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▼マイドライブのデータを外部ユーザーに共有した場合の画面例

「”組織”の外部とはアイテムを共有できません」と表示されます。

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▼共有ドライブに外部ユーザーを追加使用した場合の画面例

「〇〇さんは”組織”外のユーザーです。この共有ドライブのファイルにアクセスできるのは、”組織”内のユーザーのみです。」と表示され、共有ができません。

注意点

[共有ドライブの作成]の設定は、設定変更後に作成された共有ドライブにのみ適用されます。

もし、それ以前に作成された共有ドライブの設定を変更したい場合は、別途個別に設定を変更する必要があります。

設定を変える際は、[アプリ]⇒[Google Workspace]⇒[ドライブとドキュメント]⇒[共有ドライブの管理]のページを開き、設定を変更したい共有ドライブの[設定]から、必要に応じて設定を変更してください。

まとめ

以上、Googleドライブでの外部共有を制限する方法をご紹介しましたがいかがでしたでしょうか？

外部ユーザーと簡単にデータのやり取りができるのは便利ですが、万が一、重要なファイルを誤って外部に共有してしまうのを防ぐためにも、外部共有機能は教職員などの限られたユーザーにのみ利用を許可することをおすすめします。

本コラムの内容を参考に、ご利用の環境でGoogleドライブの外部共有設定がどうなっているのか、今一度確認されてみてはいかがでしょうか。

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